Von der erbrachten Leistung zur beglichenen Rechnung.

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Aufgabe

Eine Leistung zu erbringen, eine Rechnung auszustellen und eine Zahlung zu erhalten sind unterschiedliche Vorgänge. Zahlungen konnten im Voraus eingehen, nur einen Teil einer Forderung decken oder eine Währungsumrechnung erfordern. Jeder Betrag musste mit Kunde, Leistung und Beleg verbunden bleiben, damit nachfolgende Schritte auf bereits erfassten Angaben aufbauen konnten.

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Unser Beitrag

I.W.A. entwarf und implementierte das Anwendungssystem auf der eigenen Plattform Miracle16. Die Arbeit umfasste Datenstrukturen, das Zusammenwirken der Anwendungen, Berechnungsregeln, Eingabeformulare und Benutzerunterlagen. 1999 erhielt AeroMar eine nicht ausschließliche Lizenz für Miracle.

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Lösung

IMS — Invoice-Mutual Settlement — verband Stammdatenverwaltung, Belegverarbeitung und Auswertung. Stammdaten beschrieben Kunden, Bankverbindungen, Währungen, Vorgänge und Abrechnungsbedingungen. Arbeitsanwendungen erstellten Ausgangsdaten, Rechnungen, Zahlungszuordnungen, steuerliche Rechnungsbelege und das Verkaufsbuch. Vorgesehen war die Datenaufbereitung für SunSystems über ein Exportjournal und eine externe Datei. Das System verknüpfte zwei Abläufe: die Erfassung gelieferter Waren und erbrachter Leistungen sowie Zahlungseingänge anhand von Bankbelegen.

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Arbeiten mit gemeinsamen Daten

Mehrere Bearbeiter nutzten gemeinsame Informationen. Änderte ein anderer Benutzer Daten, erschien im betreffenden Fenster eine blinkende Anzeige. Ein Doppelklick bestätigte die Übernahme der geänderten Daten und aktualisierte die Darstellung. Damit wurde eine Änderung für jemanden sichtbar, der bereits mit einer geöffneten Ansicht arbeitete. Für das Kundenjournal waren außerdem eine Bearbeitungs- und eine Anzeigeversion vorgesehen. Dies sind unterschiedliche Aspekte der Zusammenarbeit: Die Anwendung bestimmt die verfügbaren Aktionen, der Indikator meldet Änderungen gemeinsamer Informationen.

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Kontrolle der Belegverarbeitung

Kontrollen betrafen auch die Abfolge der Belegverarbeitung. Ausgangsbeträge wurden mit Schutz vor erneuter Verwendung in einer anderen Rechnung übernommen. Der abschließende Ausdruck sperrte die Rechnung für Änderungen; ein Probedruck ohne Registrierung ließ die Bearbeitung weiterhin zu. Die Zahlungszuordnung unterschied unbezahlte, teilweise und vollständig beglichene Rechnungen. Diese fachlichen Regeln beschrieben den Lebenszyklus eines Belegs: wann eine Aktion zulässig war und wie ihr Ergebnis weiterverwendet wurde.

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Konfigurierbare Berechnungen

Berechnungsparameter wirkten auf mehreren Ebenen. Kunden und ihre Untergruppen konnten eigene Währungen, Zeiträume und Aufschläge haben. Zusätzliche Beträge wurden durch Algorithmen berechnet, die laut Benutzerhandbuch von Fachkräften des Unternehmens geändert werden konnten. Buchungsregeln besaßen Gültigkeitszeiträume; die Wahl der Regel für einen steuerlichen Rechnungsbeleg hing daher vom Datum ab. IMS bewahrte Beträge zusammen mit den Bedingungen ihrer Verarbeitung.

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Ergebnis

Entwickelt wurden IMS-Anwendungen und ausführliche Anleitungen zur Leistungserfassung, Rechnungserstellung, Zahlungszuordnung und Verarbeitung von Vorschüssen. Erhaltene Bildschirmabbildungen zeigen die Bedienoberfläche und ihre Verbindung zu Miracle. Vorschläge zur Weiterentwicklung des Finanzmanagers lagen gesondert vor; sie werden hier nicht als bestätigte Funktionen aufgeführt.

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Historische Einordnung

Die Bedeutung des Projekts Ende der 1990er-Jahre liegt darin, eine eigene Komponentenplattform auf einen konkreten Finanzprozess anzuwenden. Wesentlich waren das Zusammenspiel der Anwendungen, Hinweise auf Änderungen gemeinsamer Daten und geregelte Zustandswechsel von Belegen. Datenbanken unterstützten bereits damals Mehrbenutzerzugriffe; die ingenieurtechnische Aufgabe von IMS bestand darin, Unternehmensregeln abzubilden und ihre Anwendung verständlich zu machen.

Aus den Unternehmensunterlagen

Materialien

• Miracle — die Plattform hinter IMS ↗